Курс профессионального обучения Секретарь учебной части

Где работает секретарь учебной части: не секретарь в приемной, а свой человек в учебном отделе

Школьный секретарь отвечает на звонки и выдает справки. Секретарь учебной части работает внутри образовательного процесса: он ведет личные дела студентов, оформляет приказы о зачислении и отчислении, считает часы педагогической нагрузки. Это не приемная, а учебный отдел — колледжа, техникума, вуза или центра профессионального обучения.

Профессия относится к должностям служащих. В Едином квалификационном справочнике (ЕКС) она описана как работа с документами, которые сопровождают студента от подачи заявления до передачи личного дела в архив. Без секретаря учебной части приказы не выходят, часы не считаются, а личные дела стоят на полке.

Секретарь учебной части: кто это и почему без него не обходится ни одно учебное заведение

Это сотрудник, который принимает корреспонденцию, адресованную учебному заведению, и распределяет ее по исполнителям. Он же готовит проекты приказов по движению контингента — зачисление, перевод, отчисление, восстановление. Ведет алфавитную книгу обучающихся и учитывает часы учебной работы преподавателей.

Работа идет в тесном контакте с директором, его заместителями, педагогическими работниками и руководителями структурных подразделений. Секретарь учебной части — связующее звено между администрацией и преподавателями, между учебной частью и студентами. Если нужно срочно найти приказ, уточнить нагрузку или оформить справку — идут к нему.

Кому подойдет профессиональное обучение по должности секретаря учебной части

Программа подходит тем, кто хочет работать в образовании, но не преподавать. Новичкам без опыта: достаточно среднего общего образования и профессиональной подготовки в области делопроизводства. Сотрудникам учебных заведений, которые уже выполняют похожую работу, но числятся на других должностях — курсы помогут подтвердить квалификацию документом.

Подготовка подойдет и тем, кто хочет сменить сферу: навыки делопроизводства, работы с оргтехникой и нормативными документами востребованы в любом учреждении, но именно в учебной части они заточены под специфику образовательного процесса.

Что изучают на курсах: от законов об образовании до электронного документооборота (свидетельство, удостоверение)

Программа охватывает две большие группы тем. Первая — нормативная база: законы и иные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность, положения и инструкции по ведению делопроизводства, государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Вторая — практические инструменты. Слушатели осваивают правила эксплуатации оргтехники: факса, множительного устройства, сканера, компьютера. Учатся работать с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой и браузерами. Разбирают технологию создания, обработки, передачи и хранения документов, правила деловой переписки и печатания деловых писем по типовым образцам. К этому добавляются основы этики, эстетики и правила делового общения.

Обязанности секретаря учебной части: приказы, личные дела, архив и контроль исполнения

По характеристике работ, секретарь учебной части выполняет несколько ключевых функций. Принимает поступающую корреспонденцию и передает ее по указанию руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Ведет делопроизводство, в том числе в электронной форме, подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.

Оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся, учитывает часы учебной работы работников образовательного учреждения. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, поступивших на исполнение. По поручению директора или его заместителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Контролирует исполнение работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков исполнения указаний руководителя.

Какие корочки получает секретарь учебной части после обучения

По итогам профессионального обучения и успешного прохождения итоговой проверки знаний слушателю выдается документ установленного образца. Для должности служащего это может быть свидетельство о должности служащего или удостоверение — конкретный вид документа определяет программа и порядок оформления в учебном центре.

В документе указана профессия: секретарь учебной части. Эти корочки подтверждают квалификацию при трудоустройстве, при переводе на другую должность в системе образования и при прохождении аттестации.

Дистанционное обучение и подготовка на секретаря учебной части: учиться без отрыва от работы

Обучение проходит дистанционно, поэтому слушателю не нужно лично посещать учебный центр. Материалы изучаются удаленно, в удобное время — это удобно для занятых специалистов и для тех, кто живет далеко от учебных заведений. Дистанционный формат позволяет совмещать учебу с работой, не увольняясь и не беря отпуск.

Нужно понимать границы дистанционного формата: он дает теоретическую подготовку — нормативную базу, правила делопроизводства, работу с программами и оргтехникой. Практические навыки, такие как взаимодействие с реальным документооборотом учреждения, осваиваются уже на рабочем месте. Дистанционное обучение не заменяет практический опыт на производстве, но дает базу, с которой новичок приходит в учебную часть подготовленным.

Зарплата секретаря учебной части: от чего зависит доход

Размер заработной платы зависит от региона, опыта, типа учебного заведения, графика и конкретного работодателя. В крупных вузах и колледжах с большим документооборотом ставки выше, чем в небольших учреждениях. Опытный сотрудник, который ведет электронный документооборот и знает нормативную базу, ценится выше новичка.

Квалификационные требования к должности: среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства. То есть карьерный рост внутри должности — это не разрядная сетка, а расширение компетенций: освоение новых программ, углубление знаний в нормативной базе, переход в более крупное учреждение.

Частые вопросы перед тем, как отучиться на секретаря учебной части

Можно ли работать секретарем учебной части без опыта?

Да, достаточно среднего общего образования и профессиональной подготовки в области делопроизводства. Требования к стажу работы не предъявляются.

Чем секретарь учебной части отличается от обычного секретаря?

Обычный секретарь работает с входящей корреспонденцией и телефонными звонками. Секретарь учебной части ведет делопроизводство, связанное с образовательным процессом: личные дела студентов, приказы о зачислении, учет часов преподавателей, архив.

Секретарь учебной части: где может работать выпускник после обучения?

В колледжах, техникумах, вузах, центрах профессионального обучения, школах и других образовательных учреждениях. Должность есть в штатном расписании любого учебного заведения, где есть документооборот по контингенту обучающихся.

Сколько учиться на секретаря учебной части?

Срок зависит от программы профессионального обучения. Обычно это несколько месяцев, в течение которых слушатель осваивает теорию дистанционно.

Секретарь учебной части: какие документы нужны для поступления на курсы?

Для зачисления достаточно паспорта и документа об образовании. Точный перечень уточняется в учебном центре при подаче заявки.